Sündmuste korraldamine: 5 fakti, mis aitavad sündmuse edukaks muuta

Sündmuste korraldamise ekspert ja üritusturundusagentuuri Soulteam asutaja Triinu Toomela sõnab, et sündmus saab alguse siis, kui inimesed kogunevad – ükskõik kas siis sündmuse toimumise paika või kohta, kust saab alguse väljasõit kusagile kaugemale. Seega kui ees on pikem sõit, siis tasub mõelda kindlasti ka sellele, kuidas teekond osalejate jaoks põnevamaks muuta. „Sündmus saab alguse hetkest, mil osalejad kogunevad ning kui tegemist on väljasõiduga kusagile kaugemale, tasub mõelda ka sellele, kuidas sõit osalejate jaoks huvitavamaks muuta. Bussis on meist igaüks ilmselt viktoriinis osalenud ning ka muid mänge mänginud, kuid kindlasti jääb tee peale mõni eriline paik või tegevus, mida saab edukalt sündmuse sisse integreerida. Tegevused võivad olla ajastatud selliselt, et hommikul hakatakse töölt liikuma, tee peal tehakse erinevaid tegevusi, näiteks nagu kanuusõit, minigolf, matkamine vms ja õhtusöögiks ning õhtuseks meelelahutuseks jõutakse alles ööbimise paika. Kõik ei pea olema alati tavapärased lahendused ja sündmuste puhul tuleks olla leidlik,“ sõnab ta.

Toomela toob välja 5 fakti, mis aitavad iga sündmuse edukaks muuta: 

Julge muuta ettevõtte pikaajalisi traditsioone

„Maailm on pidevas muutumises. Inimeste harjumused, huvid ja soovid muutuvad vastavalt sellele, millise generatsiooni esindajad meil ettevõttes töötavad. Seega tuleks kaasajastada ka ettevõtte sündmuste traditsioonid ja aru saada, mida just praegusel ajahetkel ettevõttes töötavad inimesed kõige enam soovivad ja millest huvituvad. See võib olla täiesti teine vaatenurk kui 10 või isegi 5 aastat tagasi samas ettevõttes oli. Muutuseid ei tasuks karta vaid sündmuste strateegia tuleks hoida värske ja kaasaegsena. See loob ka eduka sündmuste kultuuri ettevõttesse ja korraldaja võib kindel olla, et sündmusel tõesti osaletakse,“ lausub Toomela.

Julge olla omanäoline

Ei ole olemas kahte sarnast ettevõtet. Seega ei saa erinevates ettevõtetes toimida täpselt samad identsed lahendused. „Ettevõtted lähtuvad hästi palju sellest, millised on olnud nende pikaaegsed traditsioonid ja sündmuste korraldajana me näeme, et enamik ettevõtteid joondub legendaarsest suvepäevad-talvepäevad kontekstist. Samas, kui innovaatiline start-up maailm on tegelikult paralleelselt loomas juba täiesti uusi traditsioone ja teistsugust lähenemist üritusturundusmaastikul. Ajaga tasub kaasas käia ja julgeda olla omanäoline, just nende lahendustega, mis on Sinu ettevõttele parimad ja mitte joosta kaasa massiga, kes ei suuda stamplahendustest lahti lasta. Innovatsioon on konkurentsivõimeline lähenemine ka üritusturunduses ja tööandja brändingu kontekstis,“ sõnab Triinu.

Näe kolleegis alati inimest ja lähtu temast ka sündmuste planeerimisel

„Me oleme kõik inimesed – nii korraldajad kui ka külalised ja meil on kõigil oma nägemused ning soovid, kuid korraldajana tasuks alati mõelda eelkõige külalisele ning tema teekonnale sündmusele saabumise hetkest kuni lahkumiseni, et tagada võimalikult sujuvalt kulgev kogemus läbi sündmuse. Lisaks tasub korraldajal alati kutsutute huvid enda huvidest ettepoole seada, sest vaid nii suudad Sa pakkuda elamust külalistele, millest hiljem ise ka vaimustuda. Sündmused ei ole koht, kus enda huvisid prioritiseerida. Sa pead pakkuma programmi ja muid sündmuse osasid lähtuvalt kutsutute eelistustest. Vaid nii tagad huvi oma sündmuse vastu, mis toob kõrge osalusprotsendi ja eeldatavasti ka suurepärase tagasiside kutsututelt,“ annab Toomela nõu.

Eesmärgista oma sündmus ja saavuta enneolematuid tulemusi

Toomela tõdeb, et üritusturundusmaailmas on ammu teada fakt, et pidu peo pärast pole mõtet korraldada. „Sündmuste korraldamine ettevõtetes on eelarveliselt päris arvestatav kulu. Küll aga kui sündmus on eesmärgistatud ning vastavalt eesmärgile ka loodud ja ellu kutsutud, siis peaks sündmus selle kulu mitmekordselt ettevõttele tagasi teenima. On see siis mõni meeskonnasündmus, kus motiveeritud töötajad teevad sündmuse järgselt topelt müüginumbreid või klientidele suunatud sündmus, mille käigus tutvustatakse uut toodet ja peale seda on klientide huvi toote vastu nii suur, et toote tuntus ning nõudlus kasvab minutitega ja reklaamile eraldi ei peagi suuri summasid panustama,“ jagab Toomela näiteid ning lisab: „Sündmuseid ei tasu ettevõtetes ammu enam vaadata lihtsalt pidude ja kuluartiklitena, sest kui see nii on ja sündmused toovad pigem ettevõttele miinust ja suurt kulu, tehakse antud juhul sündmuste korraldamises midagi valesti. Sündmused on üks turundust toetav osa ja seda tuleb teha strateegiliselt, et see tõesti toimiks.“

Integreeri keerulised teemad meelelahutuse sisse ja vaata kuidas lahendused sünnivad

Sündmused on suurepärane vahend selleks, et jagada oma inimestele teadmiseid, oskuseid ja nõuandeid, mis aitavad tõsta nende elukvaliteeti, avardada nende maailmapilti ning kogeda midagi sellist, mida nad võibolla mitte kunagi elus ei kogeks, kui nad sellel sündmusel ei viibiks. Seda tasub meeles pidada, sest see on suurepärane viis, kuidas oma inimestele juhatada meelelahutuslikul viisil kätte nö niidiotsad mis aitavad kas teatud probleemide lahendamisel või väljakutsete ületamisel. „Head mõtted ja uued lähenemised tekivad ikka olukordades, kus ollakse rutiinist eemal,“ lausub Toomela.