4 nõuannet! Kuidas tõsta kontoritöö efektiivsust?
Sügise saabudes on linnaruum ja kontorid täitunud inimestega, kes on peale sooja suve ja esimest sügispuhkust asunud uue innu ja värskete mõtetega taas tööle. Kindlasti on aga paljud kontorilaua taha tagasi jõudes tundnud üsna varsti, et töötamine pole sugugi nii lõbus kui puhkus. Samsung Eesti juht Toomas Tiits annab nõu, kuidas kontoris luua meeldiv õhkkond, mis töötajaid paremaid tulemusi saavutama motiveerib ning seeläbi kontoritöö efektiivsust tõstab.
Kaasajasta kontorit
Keskkond mõjutab inimeste tööviljakust rohkemgi kui osatakse arvata. On selge, et renoveeritud heledas kontoris tekib suurem tahtmine tööd teha kui pimedas, aga tähelepanu peaks pöörama ka pisiasjadele, mis kehtivad näiteks ka kodukontori puhul – korras töölaud ja sobiv laualamp ärgitavad inimesi paremini tööle kui segamini ümbrus. Samuti ei maksa alahinnata tehnikavidinate kasulikkust.
“Samsungis töötades oleme võib-olla rohkem uusima tehnika keskel kui mõnes muus kontoris, ent päris ilma tehnikata ei saa üheski töökeskkonnas – kindlasti läheb vaja telefone, printerit, arvutit ja muud kontoritehnikat. Kaasaegne tehnikatööstus mõtleb pidevalt, kuidas saaks nutividinad inimeste töötegemist veelgi hõlbustada,” räägib Tiits. “Näiteks on selle aasta kindel hitt Samsungi elektrooniline koosolekutahvel Flip, mis on nii mõneski Eesti kontoris traditsioonilise tahvli juba välja vahetanud, kuna Flipi abil saab esitlusi ja märkmeid teha paberivabalt ning hõlpsalt hiljem kõigi koosolekul osalenud inimestega jagada.”
Tiitsi sõnul on üks tulemuslikkuse üks olulisemaid mõjutegureid kiirus, mis tähendab, et tehnika peab töötama sujuvalt ning laitmatult.
Kehtesta kahe minuti reegel
Tuntud juhtimiskonsultandi David Alleni kahe minuti reegli üle kasulikkuse on maailmas vaieldud väga palju. Klassikaks muutunud nõuanne ütleb, et kui mingi asja tegemiseks kulub vähem kui kaks minutit, ei tohiks seda hilisemaks jätta, vaid see tuleks kohe ära teha. Kuigi see võib tunduda esmapilgul ahistav reegel, tõstab see tegelikkuses tootlikkust, kuna väldib olukorda, kus inimene mõtiskleb kauem kui kaks minutit selle üle, kas ülesanne lahendada kohe või jätta hilisemaks.
“Siin võiks ilmselt kehtida Eesti vanasõna, et mis täna tehtud, see homme hooleta. Pealegi ulatab siin tehnika jälle abikäe. Näiteks üks kohe tegemiseks mõeldud tegevus on kindlasti e-kirjade kirjutamine, mida saab tänapäeval mugavalt teha nii mobiiltelefonist, tahvelarvutist või sülearvutist praktiliselt igal pool,” räägib Tiits.
Paku paindlikkust
Loominguliste inimeste töövõimet pärsib päris tihti see, kui neid surutakse kindlatesse raamidesse. Seevastu paindlikkuse pakkumine võib olla võtmetegur uute ja kreatiivsete ideede tekkimisel.
“Koosolekud ei pea alati toimuma kindlas ruumis kindla laua taga. Kui inimesed soovivad, võib nõupidamise liigutada hoopis kööginurka või puhkeruumi. Telefonid, sülearvutid ja koosolekutahvli saab kaasa võtta ning nii võib ka igavatest või tüütutest teemadest põnev idee välja kooruda,” ütleb Tiits. “Erinevad digilahendused võimaldavad inimestel ühist koosolekut pidada isegi siis, kui kõik asuvad maailma eri otstes, sest märkmeid ja plaane saab elektrooniliselt väga lihtsalt jagada – jällegi võib välja tuua Flip koosolekutahvli, mis muudab nõupidamise mugavamaks, nutikamaks ning kindlasti ka lõbusamaks.”
Lõpeta rööprähklemine
Kohviautomaat, töökoht, puhkenurk, tualett, kohvik – kui tahta igale poole korraga jõuda ning kõike korraga teha alates lõunasöögist ja e-kirjade kirjutamisest kuni töökoosoleku ning klientidega kohtumiseni, siis võib kindel olla, et päeva lõpuks pole midagi korralikult tehtud. Parem on teha asju kindlas järjekorras ning ükshaaval.
“Loomulikult tuleks teha regulaarselt puhkepause ning võimlemisharjutusi. Erinevad uuringud on näidanud, et kõige viljakam on inimene siis, kui töötab ülesande kallal keskeltläbi poolteist tundi järjest ning teeb seejärel vähemalt 15-minutise pausi,” räägib Tiits.
