Avaleht Huvitav Videokõnede ajastu jätkub: kuidas säilitada kaugtöö tegemisel vajalik tootlikkus?
Videokõnede ajastu jätkub: kuidas säilitada kaugtöö tegemisel vajalik tootlikkus?

Videokõnede ajastu jätkub: kuidas säilitada kaugtöö tegemisel vajalik tootlikkus?

Meeldib see meile või mitte – 2021. aasta alguseks on kodus töötamine, videokõned ja -koosolekud muutunud paljudele rutiinseks igapäevaosaks. Et mitte kaotada töö tootlikkuses ajal, mil töö tegemiseks vajalik infovahetus sõltub valdavalt tehnoloogiast, on oluline hoida nii kasutatavad programmid kui ka tehnikaseadmed võimalikult kaasajastatud.

Võib arvata, et uued harjumused on tulnud selleks, et jääda ning ka peale koroonapiirangute kadumist kombineerivad inimesed varasemast palju enam kontoritööd ja füüsilisi kohtumisi üle interneti tehtava tööga.

Programmide värskendamine

2020. aasta kevadise koroonapandeemia ajal kogus kiiresti populaarsust videokõnede rakendus Zoom, mis samal ajal ületas tehnikaportaalide uudisekünnise oma andmeturve probleemidega. „Rakenduse arendajad tegelesid tekkinud väljakutsetega ning lahendasid probleeme läbi tarkvarauuenduste. Kuna rakendus on paljude inimeste seadmetes varasemalt juba olemas, on väga oluline seda uuendada ning veenduda, et kasutusel oleks programmi viimane versioon – tänasel hetkel Zoom 5.4.9. Samal ajal tuleks kindlasti regulaarselt värskendada ka Microsoft Teamsi, Google Hangoutsi ja muid sageli kasutatavaid videoplatvorme,“ juhib Huawei koolitusjuht Jekaterina Mishina tähelepanu.

Tootlikkuse suurendamisele eriti kaugtöö perioodil aitab kindlasti kaasa failide jagamine pilveprogrammide kaudu, sest need võimaldavad vajalikke dokumente turvaliselt veebis hoida. „Pilveprogrammis saab turvalisuse tagamiseks määrata, kellele antakse dokumendile ligipääs ja muutmise õigus. Soovituslik on aeg-ajalt privaatsusseaded ja õigused üle vaadata, et tagada ainult vajalike osapoolte ligipääs dokumentidele,“ sõnab Mishina.

Kiireks infovahetuseks kolleegide või klientidega ei ole alati vaja videokõne korraldada, piisab ka sõnumi teel suhtlemisest. Mishina sõnul on ka siin programmide ja platvormide valik väga lai: „Näiteks Skype, Teams, WatsApp, Viber või Messenger. Ent viimasel ajal vast kõige enam esile tõusnud programm on Slack, mis võimaldab moodustada erinevaid teemagruppe, pidada privaat- või väiksemates gruppides vestlusi. Slackis saab teha ka videokõnesid ning jagada ekraani, seega on ühe programmi abil võimalik teha kõik põhilised suhtlemiseks ja infovahetuseks vajalikud toimingud.“

Hoolitse seadmete eest

Võimalusel tuleks lisaks programmidele ja rakendustele uuendada ka kasutatavaid seadmeid. Parima võimaliku kõnekvaliteedi saavutamiseks tasub arvuti puhul tähelepanu pöörata kolmele asjale: ekraani suurusele, süsteemi funktsioonidele ja võimsusele.

Kaugtöö erineb kontoritööst selle poolest, et peame sageli tegema arvutis korraga mitut toimingut – näiteks videokoosolekut pidades peame samal ajal kirjutama memo, salvestama kõne, täitma erinevaid dokumente või muud taolist, mistõttu arvuti võimsus või võimekus muutub eriti oluliseks.

Paljude ülesannete samaaegsel täitmisel on oluline arvutiekraani suurus – sellesse võiks mugavalt mahtuda vähemalt paar akent, soovitab ekspert. “Näiteks tõi Huawei hiljuti turule MateBook X Pro, millel on tavapärase 16:9 asemel 3:2 kuvasuhtega ekraan – see on lähemal ruudu mõõdule ning paigutab ekraanile samaaegselt rohkem aknaid ja võimaldab vestluses inimesi paremini näha. Kui ekraanil on ikkagi pidev ruumipuudus, tasub kaaluda täiendava laiekraaniga monitori ostmist.“

Ühtlasi soovitab ekspert hinnata arvuti süsteemide funktsionaalsust ja ühilduvust teiste seadmetega: „Näiteks uuel Huawei MateBook X Pro-l on Multiscreeni koostööfunktsioon, mis võimaldab mugavalt ühendada arvuti nutitelefoniga ja juhtida seda arvuti ekraanilt. Nii saab näiteks edastada telefoni sissetuleva (video)kõne arvutisse ja kasutada hoopis oma arvuti kaamerat või helisüsteemi. Samuti saab fotosid või muid faile kiiresti ühest seadmest teise edastada.”

„Uue arvuti valimisel võiks tähelepanu pöörata selle protsessorile – võimalusel valida mitte vanem kui Intel Core i5 või Intel Core i7 põlvkond. Samas tuleks hinnata ka videokaardi ja RAM-i mahtu – valige seadmed, millel on vähemalt 4 GB RAM-i. Ärge unustage ka hinnata oma ühenduste – Wi-Fi ja Bluetooth, ning USB-ühenduste võimsust ja kiirust, et tagada katkematud kõned ja sujuvad toimingud arvutis,” kirjeldab Mishina olulisi karakteristikuid.