HÜBRIIDTÖÖ I 6 nippi edukaks ajaplaneerimiseks ettevõtjale
Hübriidtöö on küll loonud paljude jaoks paindlikkuse teha tööd nii kodus kui kontoris, kuid pannud rohkem vastutust oma aja planeerimisele. Ettevõtja Madis Pajo selgitab, kuidas aitab efektiivne ajakasutusoskus olulised asjad õigeks ajaks valmis saada, aega juurde võita ning seeläbi stressi vältida.
Raplas sündinud ja täna rahvusvahelises tudengiorganisatsioonis piirkonnajuhina tegutsev edukas ettevõtja, kinnisvarainvestor ja müügiekspert Madis Pajo on terve elu jooksul efektiivset ajakasutust erakordseks edurelvaks pidanud. “Täna, kus igapäevane aeg jaguneb füüsiliste ja veebikohtumiste vahel ning vahetevahel keset päeva ka lastega tegelemisele, on tarvis head ajaplaneerimist ja valmisolekut oma päevaplaani ümberkorraldamiseks rohkem kui kunagi varem,” usub Pajo.
Oma karjääri ülikooli kõrvalt Southwestern Advantage tudengiorganisatsioonis alustanud Pajo õppis juba kümme aastat tagasi Ameerikas ukselt uksele hariduslikke raamatuid müües, et ühtki minutit ei saa raisku lasta. “Ka täna on mu päev pooltunni täpsusega planeeritud, et jõuaksin teha kõike, mida tahan, pean ja armastan,” märgib ta, õpetades saadud oskusi ja teadmisi sadadele tudengitele Eestis.
Vaata, mida soovitab edukas ettevõtja nutikaks ajaplaneerimiseks!
- Tee nädalavahetusel detailne plaan eesootavaks nädalaks
Pajo soovitab tervet nädalat ette planeerida, et aega efektiivselt kasutada ja olla algavaks nädalaks paremini valmis. “Planeerin alati oma eesootavat nädalat pühapäeviti ja üritan teha seda pooltunni või tunni kaupa. Sinna sisse arvestan trenni, liikumise ühest kohast teise, virtuaalsed ja füüsilised kohtumised koos toimumiskoha infoga, e-kirjadele vastamise, mõttetöö ja aja perele ning hobidele,” kirjeldab ta, kuidas teab tegelikult juba pühapäeva õhtul, mis teda näiteks kolmapäeval kell 15-16 ees ootab.
- Sotsiaalmeedia on salakaval ajaröövel
Sotsiaalmeedia kipub olema küll mõnus ajaviide, kuid samas meeletu ajaröövel. “Soovitan sotsiaalmeedia kasutusele piirangud peale panna, sest telefonis scrollides võib märkamatult tohutult aega raisku minna,” paneb Pajo südamele ning lisab, et ka tal endal on liimidid peal ja täna kasutab ta sotsiaalmeediat pigem vähem. “Mu telefon annab näiteks märku, kui olen 15 minutit päeva jooksul juba sotsiaalmeedias veetnud. Tööasju ajades tuleb vahel ka pisut ajalimiidist üle minna, aga üldjuhul püüan seda vältida,” märgib ta ning lisab, et delegeerib võimalusel ära mõned tegevused, mis aitaksid vähendada võimalust sotsiaalmeedias tööasju ajades ja suheldes kogemata mõttetult scrollima jääda.
- Planeeri kohtumisi nutikalt
Pajo soovitab alati arvestada kohtumiste planeerimisel väikese ajavaruga. “Näiteks kui sõidan linna, et pidada koosolekuid või teha tudengitega suvise müügihooaja ettevalmistuseks kohtumisi, ajastan nii hommikuti kui õhtuti oma autosõidud selliselt, et need ei kattuks ummikutega,” kirjeldab ta. “Kodukontoris on aga võimalik veelgi enam logistika arvelt säästa. Hea nipp on tavalised 1-tunnised kohtumised püüda hoopis 45 minutiga ära teha – nii jääb aega ka väikeseks pausiks ja puhkuseks. Kohtumiste kindel algus- ja lõppaeg on virtuaalses kodukontoris äärmiselt oluline, sest vastasel juhul võivad tööpäevad liiga pikaks venida.”
Samuti kasutab Pajo virtuaalkalendrit ja rakendusi, mis võimaldavad tal kohtumiseks aegu lihtsamini kokku leppida. “Minu iCalendar ja Google’i kalender on alati ajakohased nii telefonis kui arvutis ning saan neid vajadusel teistega jagada. Kui juhendan korraga kümneid inimesi ja peangi päevade viisi kohtumisi läbi viima, saadan kohtumise kokkuleppimiseks lingi Calendly rakenduse kaudu, mis võimaldab inimestel panna ennast kirja minu pakutud ajavahemikesse ja broneerib siis meie kalendrites vastava ajavahemiku,” kirjeldab Pajo.
- Ajaplaneerimine lastega nõuab ühtaegu rutiini ja paindlikkust
Üldjuhul tasub oma kohtumised ja tööd võimalusel planeerida sellele ajale, kui lapsed on ära lasteaeda viidud – siis jääb õhtul aega taas perele pühenduda ja lastega mängida, ilma et peaks tööasjade pärast muretsema. “Lastele sobib rutiin ja ka muid toimetusi on kindla ajakava alusel lihtsam planeerida. Samas nõuavad lapsed ka omajagu paindlikkust, sest mõnikord võib näiteks lasteaeda minek tavapärasest pisut rohkem aega võtta või on levimas haiguspuhang, mis sootuks välistab lapsel sinna mineku. Seetõttu soovitan hommikusele ajale leppida kokku selliseid kohtumisi, mida saab vajadusel lihtsamini muuta või millega saab liituda näiteks Zoomis, ilma et oleks vaja laua taga istuda ja videopilti näidata,” jagab ta nippe. Et päevaks veelgi paremini ette valmistuda, ärkab Pajo juba enne lapsi ehk kell 6 ning viib end kurssi algavaks päevaks planeerituga.
- Ülesandeid delegeerides annad võimaluse õppida
“Juhiks saades on varasemast veelgi olulisem mõista, et kõike ei ole mõistlik ise teha ja kõiges polegi võimalik ise parim olla. Mida paremini oskad juhtida meeskonda, seda enam leiad võimalusi anda ka teistele vastutust ja võimalust õppida,” märgib Pajo, kelle juhendamisel on mitmekümnest tudengist saanud juba kooliaja jooksul Southwesterni suvises ettevõtluspraktikas iseseisvad tiimijuhid ja mentorid teistele noortele. “Lisaks on mul alati personaalne assistent, kes aitab tegeleda igapäevaste vajalike asjadega, mis on tema jaoks teada ja kiirelt tehtavad, aga minul võtavad pigem rohkem aega – olgu nendeks siis kokkusaamiste korraldamine, äriga seotud statistika kogumine, lennupiletite broneerimine, kontaktide otsimine või muu taoline.”
- Võta aega iseenda ja puhkamise jaoks
Tihti võib tööjärg näida lõppematuna ja selleks soovitab Pajo igaühel oma puhkamise reeglid läbi mõelda ning isegi kirja panna. “Kui saad puhkuse ja vaba aja võimalikult varakult ära planeerida ja kommunikeerida, on võimalik ka kohtumisi ja vajalikke töid paremini korraldada,” soovitab ta ning tõdeb, et kalendris eesootav puhkus tekitab alati mõnusa tunde.
“Nooremana tõstsin sageli töö perest ja hobidest ettepoole ja lõpuks ei jäänudki mul kõige kallimate inimeste jaoks piisavalt aega ning tundsin end seepärast kehvasti. Täna teen vastupidi – kõigepealt planeerin aja puhkamiseks ja perega veetmiseks ning tööasjad ehitan seejärel nende plaanide ümber,” kirjeldab Pajo.
