Kontori kolimine: 5 nõuannet edukaks kolimiseks
Ettevõtte kontori kolimine võib olla põnev ja ootus ärevust tekitav sündmus kogu kontori personalile ja juhtkonnale. Lõpuks on võimalik teha enda tööinventuuris suurpuhastus ning planeerida uued tööruumid vastavalt enda ja kolleegide soovidele, et koostöö oleks veelgi efektiivsem.
Kuidas aga viia kolimine läbi nii, et see ei tekitaks kollektiiviks liigset stressi ning ei nõuaks suurt ajaressurssi, nii et põhitöö saaks ikkagi tehtud?
Planeerimine
Planeerimisega puutume kokku igapäevaselt. Seda nii tööalaselt kui eraelus. Enda päeva alustame ajalise planeerimisega, et jõuaks lapsed kooli või lasteaeda viia, õigeks aja tööle jne.
Sama oluline, kui on projektijuhtidel ettevõttes projektide planeerimine, on see äärmiselt oluline osa ka kontori kolimisel.
Nii nagu projektijuhid kaasavad projekti inimesi, keda muudatus puudutab, tuleks ka kolimisel alustada kõigepealt kollektiivi teavitamisest. Mida varem, seda parem. Oluline on, et personal oleks teadlik kuupäevadest, millal peab kolimine tehtud olema, kus on uue kontori aadress ja mis on ootused ettevõtte poolt neile kolimise protsessis.
Pärast seda on järgmiseks mõistlikuks faasiks dokumentide korrastamine – eraldada olulised ebaolulistest, hävitada mitte vajalikud paberid, organiseerida olulised ning loomulikult mõelda ka elektroonilise poole kolimisele. Ehk kuidas kolida kõik serverid ja andmekandjad üle, nii et töö saaks jätkuda sujuvalt ka uues kohas.
Planeerimise faas on oluline osa, kus tuleks läbi mõelda ja teha kokkulepped kõikide osapooltega, et uus kontor võimaldaks vähemalt samasid funktsioone, mis vanas, kuid eesmärk võiks olla parema ja efektiivse töökeskkonna loomine.
Pakkimine ja kolimine
Kontoris kolimisel võiks enda professionaalset tuge pakkuda kindlasti kolimisteenused, kellel on vastavas valdkonnas olemas pikaajaline kogemus ja teadmised, et kogu protsess oleks sujuv ja võimalikult vähe aeganõudev. Julge küsida nõu!
Siin oleks ka hea aeg välja valida pakkematerjalid, kuna igal töötajal võib vastavalt enda erialale kuluda pakkimisele erinev aeg. Väga tähtis on kindlasti ka, et töötajad ja juhtkond on omavahel pidevas suhtluses, et saada aru teineteise vajadustest kolimise raames.
Enne lõpliku pakkimist tuleks mõelda ka vana kontori koristamisele, kui rendileandjaga pole just mõnda teistsugust kokkulepet. Üleliigsete asjadega saab korraldada ettevõtte sisese laada, mille tulud saab suunata heategevusse või näiteks ühiste ürituste fondi.
Korralda ringkäigud vanas ja uues kontoris
Enne lõplikku asjade liigutamist oleks veel hea mõte teha koos kollektiiviga kiire ringkäik vanas kontoris, et oleks viimane võimalus otsustada, kas kogu vana mööblit ja inventuuri läheb ikka vaja? Ehk oleks siin hea võimalus enda personalile võimaldada kaualubatud uuemad ja ergonoomilisemad kontoritoolid?
Uues kontoris on kaardistamine sama oluline. Märkamata võivad jääda pisiasjad nagu näiteks ilmakaare suund aknate suhtes, et liigne päikesevalgus ei hakkaks tööd segama ja muud sarnased detailid.
Kolimispäev
Vaieldamatult kõige intensiivsem ja oodatuim päev. Selleks valmistumisel on jällegi oluline juba varasemalt mainitud omavaheline suhtlus kollektiivis.
Oluline on, et oleks paigas kuupäevad, millal toimub kolimine ja kõik oleks ettevalmistatud ka töötajate poolt, kes on kolimise perioodil puhkusel. See on päev või päevad, kus pakid peavad olema valmis ja sildistatud vastava märgistusega, et kohapeal saaks iga kasti suunata õigesse osakonda ja õigele inimesele.
Ole kommunikatsioonis ka kolimisteenustega, et oleks kindel, et kõik on üheselt arusaadav ja plaan paigas.
Kõik ei ole veel läbi!
Võib tunduda, et sellega võiks ju kolimise lugeda lõppenuks, kuid nüüd tuleb kollektiivile anda aega, et sisse elada.
Külastage ühiselt kogu hoonet, et oleks teada, kus on kõik vajalikud ruumid ja osakonnad. Siin võiks olla rahulikum periood, et inimesed saaksid enda kiirete tööülesannete kõrvalt uues kontoris viimast viimistlust anda.
