Lähed välismaale õppima või tööle? Loe, mis on dokumentide apostillimine ja milleks seda on vaja

Suvi on aeg, mil paljud inimesed plaanivad välismaale õppima või tööle minemist. Sageli ei teadvustata selle juures, et teises riigis võib vaja minna ametlikke dokumente, mis tuleb eelnevalt Eestis taotleda ja kinnitada. Mõnikord on tarvis ka juba olemasolevad tunnistused, diplomid, tõendid või registriväljavõtted eraldi tunnistusega kinnitada. Sellist tegevust nimetatakse apostillimiseks ja seda teevad kõik notarid  kõigis maakondades.

Apostillimine annab välisriigi tööandjale, koolile või ametiasutusele kinnituse, et dokument on tegelikult väljastatud ning esitanud inimene on selle ka päriselt omandanud, sest dokumentide võltsimist esineb võrdlemisi sageli. Näiteks kinnitab apostillitud gümnaasiumi lõputunnistus kõrgkoolile, et varasemalt on lõpetatud eelduseks olev kool ootuspäraste hinnetega.

Apostillida saab nii ülikooli diplomit kui riigieksami tulemusi

Sisuliselt on apostill ametlik tunnistus, millega kinnitatakse  dokumendi alla kirjutanud ametniku pädevust. See kinnitatakse püsivalt dokumendi külge ning seda tehakse erinevate avalike dokumentide puhul, milleks võib olla näiteks ülikooli diplom, koolilõpu tunnistus koos riigieksami tulemustega või rahvastikuregistri väljavõte.  Kuigi apostillida saab nii dokumendi originaali kui ärakirja, on oluline teada, mida dokumendi saaja ootab, kuna tihti aktsepteeritakse vaid apostillitud originaaldokumente.

Paraku ei ole apostillitud dokumendid universaalselt kasutatavad kõigis välisriikides. Apostillitakse vaid nendesse riikidesse esitatavaid dokumente, mis on sellekohase Haagi konventsiooniga liitunud. Juhul kui tegemist on riigiga, mis ei ole konventsiooni liige, tuleb dokument legaliseerida nii lähte- kui sihtriigi pädevas asutuses. Eestis tegeleb dokumentide legaliseerimisega välisministeerium.

Soome ei nõua rahvastikuregistri väljavõtte apostillimist

Kuna eestlased töötavad kõige sagedamini Soomes, on  Eesti ja Soome sõlminud   kokkuleppe, millest tulenevalt ei nõuta vastastikku perekonnaseisuandmetega rahvastikuregistrite väljavõtete apostillimist. Sellisteks inglise keeles väljastatavateks väljavõteteks on sünnitõendi, surmatõendi, abielutõendi, abielulahutuse tõendi, abieluvõimetõendi, nimemuutuse tõendi ja rahvastikuregistri väljavõtted. Väljavõtteid väljastavad Eestis kõik maavalitsused.

Lisaks on 5 välisriiki, kuhu esitatavad dokumendid ei pea olema ei apostillitud ega legaliseeritud – Venemaa, Ukraina, Läti, Leedu ja Poola. Samuti on apostillimisest ja legaliseerimisest vabastatud nendesse Euroopa riikidesse esitatavad dokumendid, mis on liitunud legaliseerimisest loobumise konventsiooniga. Sellisteks riikideks on Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa ja Itaalia. Apostillimisele ei kuulu ka   diplomaatiliste esindajate väljastatud dokumendid ning osadesse välisriikidesse esitatavad perekonnaseisuaktide mitmekeelsed väljavõtted.

Lisaks on hulk dokumendiliike, millele Euroopa Liidu piires kasutamiseks lisatakse nende usaldusväärsust kinnitav tunnistus. Sellisteks dokumentideks on teatud tüüpi kohtuotsused ja näiteks Euroopa pärimistunnistus, millega saab tõendada pärimisõigust teistes liikmesriikides.

Taotluse saab saata ka välismaalt

Juhul kui selgub, et dokument tuleb esitada välisriiki, kus apostillimine on üldiselt nõutav, siis tuleks enne välisriiki suundumist eelnevalt järele uurida, kas ja milliseid dokumente tuleks esitada ja kas nende apostillimine on vajalik. Näiteks kui on plaanis minna välismaale erialast tööd tegema, on tõenäoliselt tarvis lasta eriala kinnitav tunnistus notari juures apostillida. Samas ei ole välisriigi asutusel keelatud aktsepteerida dokumenti ka ilma apostillita.

Kui välisriigis asuv kõrgkool, tööandja või mõni ametiasutus on kinnitanud, et soovib just apostillitud dokumenti, tuleb seada sammud mõnda notaribüroosse ja esitada notarile kirjalik taotlus koos apostillimist vajaliku dokumendiga. Kui ise kohale minna ei saa, näiteks ollakse juba välismaal, on võimalik taotlus ja dokument saata ka posti teel. Notar väljastab apostillitud dokumendi hiljemalt viie tööpäeva jooksul. Soovi korral saab notar tagastada apostillitud dokumendi posti teel taotluses märgitud aadressil ka välisriiki. Selleks, et apostillitud dokument oleks arusaadav, lisatakse reeglina ka kinnitatud tõlge välisriigis aktsepteeritud keelde. Paljusid dokumente väljastatakse Eestis ka inglise keeles, kuid enamikes teistes keeltes mitte. Dokumendi tõlkimiseks võib pöörduda vandetõlgi poole pärast dokumendi apostillimist.

Apostillimisega seotud konsultatsiooni saab igast notaribüroost. Lisainfot apostillimisega seonduva kohta leiab ka Notarite Koja veebilehelt.

Eve Strang, Notarite Koja tegevdirektor